DEMATERIALIZZAZIONE AMMESSA PER LE NOTE SPESE SE IL DOCUMENTO INFORMATICO E' IMMODIFICABILE
L'Agenzia delle entrate, con la risposta n. 403 del 9/10/2019, ha precisato che le note spese e i loro giustificativi, prodotti dai lavoratori in occasione di missioni o trasferte, possono essere dal datore di lavoro dematerializzati e successivamente distrutti solo se possiedono le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità richieste dall'art.2 del DM 17/06/2014 e dall'art.3 dei DPCM 13/11/2014 e 3/12/2013.
Ad avviso dell'Agenzia la nota spese, creata all'interno di un sistema informatico, può essere conservata digitalmente o su supporto analogico in quanto l'obbligo di conservazione in elettronico sarebbe richiesto e imposto normativamente, in particolare dall'articolo 39 del Dpr 633/1972, esclusivamente per le fatture elettroniche e non anche per tutti gli altri documenti informatici fiscalmente rilevanti. Ne discende che anche la rilevanza fiscale dei costi connessi alle trasferte (deducibilità in capo al datore di lavoro istante ex art. 95 del TUIR) è parimenti subordinata alla corretta formazione della nota spese in modalità informatica.
Per la gestione delle missioni e delle trasferte dei dipendenti, il relativo giustificativo di spesa viene acquisito come documento informatico mediante scansione dell'originale analogico a cura del dipendente il quale, identificato in modo univoco attraverso un accesso al portale dedicato alle trasferte, provvede a creare la nota spese informatica allegandovi i relativi documenti. Il responsabile aziendale, eseguiti i controlli sulla documentazione inserita a sistema inclusa la loro leggibilità, approva il rimborso o rifiuta la nota, oppure le spese non inerenti o eccedenti la soglia massima individuata dall'impresa. Successivamente i documenti giustificativi sono inviati in un sistema di conservazione, procedendo alla distruzione degli originali cartacei, in quanto si tratta di documenti originali non unici perché il loro contenuto viene riprodotto nella contabilità.
In merito alle modalità di conservazione della nota spese caricata a sistema come documento informatico, diversamente dalle fatture elettroniche per le quali la normativa impone la conservazione elettronica, l'Agenzia delle entrate evidenzia che per gli altri documenti informatici fiscalmente rilevanti non sussiste analoga previsione: ne consegue che un datore di lavoro può scegliere di conservare digitalmente la nota spese generata come documento informatico o di materializzarla e conservarla su supporto analogico. La sua distruzione però è consentita solo dopo il perfezionamento del processo di conservazione ai sensi dell'art.4 del DM 17/06/2014.
